Specjalista w Biurze Szkoły Doktorskiej Uniwersytetu Szczecińskiego

Biuro Szkoły Doktorskiej Uniwersytetu Szczecińskiego  ogłasza nabór na stanowisko: Specjalista

Nazwa stanowiska: specjalista

Liczba osób: 1 osoba

Wymiar: 1 etat

Zatrudnienie: Umowa o pracę

Termin składania podań: do 7.11.2025 r.

Jednostka zatrudnienia: Biuro Szkoły Doktorskiej Uniwersytetu Szczecińskiego

Miejsce wykonywania pracy: Szczecin, Mickiewicza 18

Wymagania:
– Wykształcenie wyższe (minimum studia licencjackie),
– Staż pracy minimum 4 lata,
– Umiejętności obsługi programów pakietu Office,
– Umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
– Odpowiedzialność, dokładność oraz skrupulatność,
– Bardzo dobra organizacja pracy własnej,
– Umiejętność komunikacji i współpracy,
– Zaangażowanie i inicjatywa własna w działaniu,

– Bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, umożliwiająca sprawną komunikację oraz prowadzenie dokumentacji administracyjnej,

– Znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację w mowie i piśmie, w tym pracę z dokumentacją w języku angielskim.

Zakres obowiązków:

• przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych, pism i innych dokumentów we współpracy z kierownikiem biura SD US, wynikających z zadań SD US, w tym dokumentacji niezbędnej do realizacji różnych procesów, takich jak projekty decyzji, rozstrzygnięć, szablony zarządzeń, uchwał Rady Naukowej SD US oraz zespołów ds. dyscypliny, stanowiącej podstawę do dalszego działania odpowiednich organów;
• koordynacja zamieszczania niezbędnych szablonów dokumentów w systemie n-prodziekan;
• przygotowanie i testowanie systemu do obsługi procesu rekrutacji, w tym zamieszczenie wszystkich niezbędnych szablonów dokumentów, weryfikacja prawidłowego zaciągania danych do szablonów z systemu i prawidłowego działania całego systemu;
• sporządzanie sprawozdań, w tym przygotowywanie sprawozdania Rektora dotyczącego działalności SD US;
• koordynacja tłumaczeń wszystkich wewnętrznych aktów normatywnych i innych dokumentów SD US na język angielski, w tym zawieranie umów z wykonawcami tłumaczeń oraz realizacja płatności za świadczone usługi;
• sporządzanie pism, wniosków związanych z zadaniami SD US;
• publikacja i aktualizacja danych i dokumentów zamieszczanych na BIP z zakresu zadań SD US;
• prowadzenie ewidencji zarządzeń dyrektora SD US;
• obsługa posiedzeń Rady Naukowej SD US, w tym przygotowanie dokumentacji na posiedzenie, sporządzenie protokołów, uchwał ich ewidencja;
• współpraca z kierownikiem Biura SD US przy projektowaniu i wdrażaniu propozycji zmian w programach Uczelni w zakresie zadań SD US, mających na celu usprawnienie procesów, automatyzację działań oraz wsparcie realizacji obowiązków Biura SD US;
• przygotowanie dokumentacji do ewaluacji;
• współpraca z zespołami ds. dyscypliny w celu gromadzenia, weryfikacji i kontroli kompletności dokumentacji wytworzonej przez te zespoły, w szczególności wszystkich uchwał i protokołów z posiedzeń;
• przeprowadzenie ankietyzacji jakości rekrutacji oraz sporządzenie analizy;
• monitorowanie zgodności dokumentacji i procedur stosowanych w SD US z obowiązującymi przepisami prawa i standardami jakościowymi; przygotowywanie propozycji działań naprawczych;
• koordynacja przeprowadzenia procesu oceny śródokresowej, a w szczególności przygotowanie niezbędnych projektów aktów wewnętrznych oraz wzorów  dokumentów do przeprowadzenia oceny śródokresowej;
• Prowadzenie ewidencji majątku trwałego, kontrola przyjmowanego majątku oraz archiwizacja dokumentacji wytworzonej w ramach pracy.

Wykonywanie obowiązków wynikających z regulaminów, zleceń przełożonych oraz zastępowanie współpracowników w razie ich nieobecności.

Wymagane dokumenty:

– CV,
– List motywacyjny,
– Kopie/skany dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje zawodowe,
– Kopie/skany innych dokumentów o posiadanych umiejętnościach,
– Zgoda kandydata na przetwarzanie przez Uniwersytet Szczeciński danych osobowych związanych z przeprowadzanym naborem na stanowisko Specjalisty złożoną na formularzu dostępnym do pobrania pod linkiem:

http://dso.usz.edu.pl/wp-content/uploads/RODO-kandydat-do-pracy-zgoda-i-klauzula-informacyjna.docx – kandydat do pracy – zgoda na przetwarzanie danych osobowych i klauzula informacyjna.

W Uniwersytecie Szczecińskim obowiązuje wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych wprowadzona Zarządzeniem nr 158/2024 Rektora Uniwersytetu Szczecińskiego z dnia 18 września 2024 r. w sprawie nadania Regulaminu zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów w Uniwersytecie Szczecińskim, dostępna na stronie internetowej (https://bip.usz.edu.pl/zarzadzenie/21464/zarzadzenie-nr-158-2024).

Oferty prosimy składać:
Drogą elektroniczną na adres e-mail: szkola.doktorska@usz.edu.pl (w tytule wiadomości e-mail prosimy wpisać: PRACA- SZKOŁA DOKTORSKA) w nieprzekraczalnym terminie do dnia 7.11.2025 r.

Tel. 91 444 23 82

Uczelnia skontaktuje się tylko z wybranymi kandydatami.

Przewidywany termin rozpoczęcia pracy: listopad 2025 r.